Técnicas para la identificación de riesgos: el sombrero negro

julio 1, 2020

Desde siempre hemos aprendido que la mejor manera para gestionar una crisis es preveerla. Y la mejor manera de preveer una crisis es la identificación de los riesgos a los que nos podemos enfrentar.

Un perfecto ejemplo son los bomberos y los servicios de emergencias médicas. Antes de atender cualquier emergencia están entrenados y actúan bajo unos protocolos creados mediante ensayos de acierto/error continuos. Normalmente no suelen enfrentarse a nada que no se haya previsto en los protocolos.

“La mejor manera para gestionar una crisis es preveerla”

Además, esta preparación de cada una de las fases les sirve para poder ocupar su mente en el momento que haya una nueva cuestión que necesite una decisión rápida. Es lo que definimos como la fase de identificación de riesgos en la gestión del riesgo de un proyecto.

Existen muchas técnicas para facilitar la identificación de riesgos: por fases, por especialidades, basadas en experiencias previas, etc. Hoy os voy a hablar de una de las que considero más entretenidas y eficientes de usar: realizar una descripción de los pasos bajo el “sombrero negro”.

¿Muchos y muchas os preguntaréis qué es el “sombrero negro”?

La explicación es muy sencilla. Estoy seguro que conocéis algún sombrero negro en vuestro grupo social más cercano. Son esos y esas pesimistas que piensan solamente en lo que puede ir mal. Aunque, se nos enseña (y más en los últimos años) que estas personas pueden llegar a ser tóxicas para los grupos. Si se saben utilizar correctamente pueden llegar a ser fundamentales en los equipos, pues ven problemas que nadie puede prever salvo ellos o ellas. Y esto es una gran ventaja. Es más, existen técnicas de innovación por equipos en los cuales el sombrero negro pasa de una persona a otra. De esta manera podemos ver riesgos identificados por los diferentes miembros de un equipo. El sombrero negro es una adaptación de la técnica de los 6 thinking hats de creatividad en equipos.

Con la técnica del sombrero negro, lo que debemos hacer es ser ser pesimistas conscientemente durante la narración de los pasos de una fase del proyecto. Es decir, ponerte en el peor de los casos para visualizar los problemas que podemos encontrar.

“Con la técnica del sombrero negro, lo que debemos hacer es ser ser pesimistas conscientemente”.

Pongamos un sencillo ejemplo: tenemos que presentar un proyecto a un cliente. Como hemos dicho, primero identificaremos las fases, para posteriori, ponerse el sombrero negro para cada una de estas fases.

  1. Preparación presentación: No encuentro mi traje/camisa adecuada, tengo los zapatos sucios, la hora coincide con la salida de mi hijo del colegio, había olvidado que tengo médico a la misma hora, el diseñador está enfermo el día antes y no hemos terminado la presentación.
  2. Viaje hasta la oficina del cliente: el tráfico está saturado, la dirección está equivocada, no encuentro moto de alquiler.
  3. Esperando a entrar en la sala: no nos acordamos del nombre de la persona con la que nos reunimos, nos hemos olvidado de la presentación, el cliente ha salido y no nos han avisado.
  4. Al inicio de la presentación: no tienen el cable correcto, no tienen proyector, el pen-drive no funciona o no lo lee correctamente.
  5. Durante la presentación: la presentación no funciona en ppt, el ordenador se queda sin batería.
  6. En la charla posterior: no les ha gustado el proyecto, no es nuestro tipo de cliente, identificamos que nos quieren sacar información sin contratar.

Como podemos comprobar la mayoría de estos riesgos los podemos prever y tomar medidas antes de que ocurran. Por ejemplo: si existen posibilidades de que el tráfico esté saturado: revisemos el tiempo necesario y las lineas para ir en metro. Si nos ha ocurrido anteriormente de que el cliente no está: mandemos un recordatorio de confirmación el día antes.

En una segunda fase tenemos que comprobar subjetivamente la posibilidad de que el riesgo ocurra finalmente y la gravedad del mismo. Esto hace parte de otra fase de la gestión del riesgo y lo veremos en otro capítulo.

Éste que hemos visto no deja de ser un simple ejemplo de cómo aplicar el sombrero negro. En los proyectos complejos deberemos realizar no sólo una identificación de riesgos al principio del proyecto, sino actualizar esta lista según el proyecto avance.

No olvidemos que tras la definición de los riesgos tendremos que categorizar estos riesgos ya que, si intentamos resolver todos antes de que ocurran el presupuesto se nos disparará. Pero esta categorización de riesgos según la gravedad y posibilidad, como hemos visto lo veremos en otro capítulo.

Espero, como siempre, que os haya sido de ayuda.


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