¿Cómo gestionar las vacaciones como PM durante un proyecto?

junio 8, 2020

Aunque este año muchos nos hemos quedado sin vacaciones (tristemente, he de decir) no debemos olvidar que los periodos vacacionales son críticos a la hora de gestionar un proyecto.

Es verdad que existen muchos tipos de proyectos y metodologías de PM. Pero los apuntes que os doy para que toméis en cuenta, han funcionado en todos los proyectos y áreas en las que he trabajado, independientemente de la metodología.

Aquí os presento un mínimo común divisor de cuestiones a tomar en cuenta para cuando se acerque el periodo vacacional:

1. Tener conocimiento de las vacaciones de cada stakeholder del proyecto y dejarlo bien claro en un calendario: tu equipos, tus superiores, el cliente, suministradores, etc. Y, por supuesto, tus vacaciones.

2. Decidir si es buena idea dejar el proyecto “Oh hold” hasta tu vuelta: existen proyectos en donde esto es posible. Y en muchos casos es una excelente solución si los plazos encajan y el cliente está de acuerdo.

3. Finalizar las tareas importantes y tener la información necesaria del cliente antes de su periodo vacacional: decide con tu equipo qué información es necesaria antes de que se vaya de vacaciones. Igualmente, decide con tu cliente que tareas van a ser finalizadas y entregadas antes de las vacaciones (normalmente porque tienen un interés especial). A nadie nos gusta que nos interrumpan las vacaciones o no podamos continuar con un proyecto por falta de información.

4. Preparar el trabajo para aquellos miembros del equipo que siguen trabajando durante tu periodo vacacional: a poder ser que nadie se quede parado mientras no estés operativo (aunque entendamos un pequeña reducción del ritmo de trabajo). Ya pararán cuando estén de vacaciones.

5. Acordar con tu manager quién va a ser el PM durante el tiempo que estés de vacaciones. De la misma manera, informa a al equipo de quién es esta persona. Esto resulta fundamental. Puede ser otro PM, o un miembro avanzado del equipo o una persona que te supervise. Pero en caso de que se siga trabajando y, más aún, si existe relación con el cliente mientras estás de vacaciones, tiene que haber un PM que se haga cargo del trabajo.

6. Informar a tu equipo cómo contactar contigo en caso de que sea necesario. Esto depende de ti, la política de empresa, y la fase y tipología del proyecto. En algunos casos puedes indicar unos días determinados en los que estarás operativo, en otros indicar las razones por las que te pueden llamar. Y, en otros, podrás simplemente indicar que no lo hagan salvo alguna urgencia crítica o delegar todo en el PM provisional.

La última, que no por ello deja de ser importante, es que debéis de tomar en cuenta que durante los periodos vacacionales las decisiones por parte del cliente suelen tomar más tiempo, puede haber retrasos en los suministradores, los niveles de rendimiento de los equipos suelen disminuir, etc. Todo esto deberá de tomarse en cuenta a la hora de la planificación y dejar preparados “gaps” para que haya problemas de plazos.

Por ello, espero que todos y todas aquellas que tengáis vacaciones, las disfrutéis. Y sobre todo que éste artículo os sirva para vuestros proyectos.


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